如何規範檔案日常管理

為了使檔案工作進一步規範化、標準化，應該採取以下措施:一、建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規範的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導原則，首先，要加強硬體的建設其次，建立檔案工作網路，具體制定業務檔案的各項管理制度最後，要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂髮，防止分散流失。二、嚴格公文的制發。公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文字身的質量，同時，也決定了日後檔案的質量，決定了檔案工作規範化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規範化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規範化、標準化管理打基礎。三、做好文書以及電子檔案的處理工作。工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規範化、標準化與檔案工作規範化、標準化同行的工作指導思想。電子檔案也屬於檔案的一部分，在選擇軟磁碟時一定要把住它的質量關，軟磁碟的質量直接關係到磁碟資訊的儲存壽命。在儲存方面，要求軟磁碟存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫溼度適中的環境裡。四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的檔案要以本單位或直屬上級單位形成的檔案為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規範化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔檔案銷燬辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握檔案立卷歸檔的時效性二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔檔案不致混入，同時，又要注意防止應歸檔檔案的散失。五、提高紙質檔案立卷的質量。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規範化、標準化質量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規範化管理。六、加強對聲像檔案的管理和保護。聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有儲存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄影帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，並輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。要強化規範管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際，，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。